Urlaubsübergabe: Vorlage, ausgefülltes Beispiel und E-Mail

Eine brauchbare Urlaubsübergabe zeigt deiner Vertretung, was offen ist, was als Nächstes ansteht, bis wann es wichtig wird und wer entscheiden darf. Beginne mit der Arbeit, die während deiner Abwesenheit Aufmerksamkeit braucht. Eine lange Chronik deiner bisherigen Tätigkeit hilft einem Kollegen selten bei der Frage, was er morgen tun soll.

Nutze möglichst das vorhandene System deines Teams. Die folgende Vorlage und das ausgefüllte Beispiel stammen von Qerano; sie zeigen einen erfundenen Arbeitsfall, keine echten Unternehmensdaten oder allgemeingültige Personalvorschrift. Für Urlaub, Informationsschutz und Vertretung gelten die Regeln deines Arbeitgebers.

Vorlage für deine Urlaubsübergabe

Kopiere diese leere Vorlage in den freigegebenen Arbeitsbereich deines Teams und ersetze die Angaben in eckigen Klammern. Sie ist kostenlos und ohne Anmeldung nutzbar. Wiederhole den Aufgabenblock für jeden offenen Vorgang.

Erstellt von: [Dein Name]
Urlaubszeitraum: [Beginn] bis [Ende]
Voraussichtlich zurück am: [Datum]
Zuletzt aktualisiert: [Datum]
Vertretung: [Kollegin / Kollege]
Ersatzkontakt: [Name / freigegebener Kontaktweg]

AUFGABE 1
Aufgabe / Projekt: [Bezeichnung]
Aktueller Stand: [Erledigt / noch offen]
Nächster Schritt: [Konkrete Handlung]
Frist: [Datum, Uhrzeit und Zeitzone / kann warten]
Zuständig: [Abgestimmte Vertretung]
Hindernisse / Risiken: [Fehlende Angaben, Risiko oder keine]
Kontakt für Eskalationen: [Name / Rolle und Anlass]
Links / Dokumente: [Freigegebene gemeinsame Ablage]
Offene Entscheidungen: [Entscheidung und freigabeberechtigte Person]
Weitere Hinweise: [Kontext / benötigte Zugriffsrechte]

AUFGABE 2
Aufgabe / Projekt: [Bezeichnung]
Aktueller Stand: [Erledigt / noch offen]
Nächster Schritt: [Konkrete Handlung]
Frist: [Datum, Uhrzeit und Zeitzone / kann warten]
Zuständig: [Abgestimmte Vertretung]
Hindernisse / Risiken: [Fehlende Angaben, Risiko oder keine]
Kontakt für Eskalationen: [Name / Rolle und Anlass]
Links / Dokumente: [Freigegebene gemeinsame Ablage]
Offene Entscheidungen: [Entscheidung und freigabeberechtigte Person]
Weitere Hinweise: [Kontext / benötigte Zugriffsrechte]

AUFGABE 3
Aufgabe / Projekt: [Bezeichnung]
Aktueller Stand: [Erledigt / noch offen]
Nächster Schritt: [Konkrete Handlung]
Frist: [Datum, Uhrzeit und Zeitzone / kann warten]
Zuständig: [Abgestimmte Vertretung]
Hindernisse / Risiken: [Fehlende Angaben, Risiko oder keine]
Kontakt für Eskalationen: [Name / Rolle und Anlass]
Links / Dokumente: [Freigegebene gemeinsame Ablage]
Offene Entscheidungen: [Entscheidung und freigabeberechtigte Person]
Weitere Hinweise: [Kontext / benötigte Zugriffsrechte]

Abschließen, übergeben, pausieren oder klären

Prüfe deine aktuellen Aufgaben anhand der Abwesenheitsdaten. Markiere, was du vorher abschließen kannst, was eine benannte Person übernimmt, was das Team ausdrücklich pausiert und welche Entscheidung noch mit der Führungskraft geklärt werden muss. Nicht alles wird dringend, nur weil du bald weg bist.

Das veröffentlichte GitLab-Handbuch für das Supportteam zeigt diese Unterscheidung: Rollen sollen vertreten werden; bei offenen Tickets ist zu prüfen, ob sie pausieren können oder übergeben werden müssen. Das beschreibt GitLabs Arbeitsablauf, keine Urlaubsansprüche oder Regeln für alle Unternehmen. [1]

Für wenige Aufgaben kann ein gemeinsames Dokument reichen. Liegt die Arbeit bereits in einem Aufgabenverwaltungssystem, verlinke die aktuellen Einträge und ergänze eine Abwesenheitsübersicht, statt zwei widersprüchliche Fassungen zu pflegen. Eine kurze Besprechung hilft bei komplizierten Fällen, sollte aber einen schriftlichen nächsten Schritt und eine Zuständigkeit hinterlassen.

Eine Übergabe erstellen, mit der jemand arbeiten kann

Schreibe Abwesenheit, Rückkehr, Dokumentverantwortlichen und Stand der Aktualisierung an den Anfang. Anschließend helfen diese Felder:

Feld	Was hineingehört
Aufgabe	Erkennbarer Name und Link zum aktuellen Eintrag.
Status	Was tatsächlich fertig und noch offen ist; „Entwurf fertig“ von „freigegeben“ unterscheiden.
Frist	Datum, bei Bedarf Uhrzeit und Zeitzone; verbindlich oder vorläufig kennzeichnen.
Nächster Schritt	Eine konkrete Handlung: freigegebene Datei senden, Entscheidung anfordern oder Antwort prüfen.
Zuständigkeit	Die Person, die der Vertretung zugestimmt hat; Entscheidungsbefugnis gesondert nennen.
Hindernis	Fehlende Information oder Freigabe, zuständige Person und Zeitpunkt fürs Nachfassen.
Priorität	Warum es während der Abwesenheit Aufmerksamkeit braucht oder warten kann.
Kontakt	Passende interne Rolle oder freigegebener Kontaktweg, keine Sammlung privater Daten.
Hinweise	Aktueller Ablageort, nötige Zugriffsrechte und Anlass für eine Eskalation.

„Projekt weiterführen“ ist als nächster Schritt zu ungenau. „Bis Dienstag nach der Freigabe von Version 3 fragen; vorher nicht extern versenden“ zeigt, womit die Vertretung beginnt und was sie nicht voraussetzen darf.

Ausgefülltes Beispiel: drei Aufgaben mit unterschiedlicher Dringlichkeit

Alles in diesem Beispiel ist erfunden. Daten, Personen und Ordner dienen nur zur Erklärung. Es werden keine echten Kunden, Zugangsdaten oder Unternehmensunterlagen gezeigt.

Abwesenheit: 12.–16. Oktober 2026. Rückkehr: 19. Oktober. Stand: 9. Oktober. Ablage: freigegebene gemeinsame Aufgabenübersicht, „Oktober-Vertretung“. Die genannten Personen haben den Aufgaben im Beispiel zugestimmt.

Die zweite Tabelle ergänzt den Kontext, den die Aufgabenliste allein nicht liefert:

Der Unterschied liegt zwischen den nächsten Schritt ausführen und das Ergebnis freigeben. Eine Vertretung erhält nicht automatisch Einkaufs-, Freigabe- oder Zusagebefugnisse. Kläre offene Fragen vorher mit deiner Führungskraft.

Zugriff zusammen mit der Vertretung prüfen

Bitte die Person, den verlinkten Eintrag zu öffnen und den nächsten Schritt zu benennen. Ein Dokument kann vollständig wirken, obwohl Anhänge fehlen oder die eingetragene Vertretung gar nicht zugesagt hat.

Nutze die zugelassenen Verfahren für Zugriffsrechte. Passwörter, persönliche Bestätigungscodes und vertrauliche Kundendaten gehören nicht in eine allgemeine Übergabe. Verlinke Informationen nur für berechtigte Empfänger. Fehlende Rechte klärst du über den üblichen Prozess deines Teams.

Ein konkretes Beispiel dafür, wie du einem Kollegen Zusammenhänge erklärt hast, kann später auch deine Bestandsaufnahme übertragbarer Fähigkeiten ergänzen. Leistungsbelege fürs Gehaltsgespräch erfüllen eine andere Aufgabe: Sie zeigen Beiträge, ersetzen aber nicht die operative Übergabe.

Eine kurze Nachricht mit den offenen Entscheidungen senden

Anpassbares Beispiel mit den erfundenen Angaben von oben:

„Ich bin vom 12. bis 16. Oktober weg und am 19. zurück. Die aktuelle Übergabe liegt in unserer Aufgabenübersicht unter ‚Oktober-Vertretung‘. Sam übernimmt das Projektupdate; Alex muss es vor dem Versand am 13. freigeben. Lee prüft die Lieferantenantwort. Das Archiv kann warten. Bitte bestätigt vor meiner Abreise, dass sich die Links öffnen lassen und die Vertretung so machbar ist. Offene Prioritäts- oder Freigabefragen gehen an die Teamleitung.“

Stimme deine Erreichbarkeit im Urlaub gemäß euren Vereinbarungen ab, statt persönliche Rund-um-die-Uhr-Erreichbarkeit als Standardlösung anzubieten. Abwesenheitsnachricht und Kalender sollten auf den vereinbarten Kontakt verweisen. Beeinflusst auch eine Weiterbildung deinen Zeitplan, vereinbare diese Abwesenheit separat; die Urlaubsvertretung umfasst sie nicht automatisch.

Frage nach der Rückkehr, was sich geändert hat, lies die aktuellen Einträge und kläre, welche Aufgaben wieder bei dir liegen. Bewahre die alte Übergabe als datierten Stand auf, soweit eure Regeln es erlauben; ihr alter Status ist nicht der aktuelle. Weitere Themen zu Arbeit und Lernen findest du unter Karriere & Geld.

E-Mail-Vorlage für die Urlaubsübergabe

Betreff: Urlaubsübergabe — [Beginn] bis [Ende]

Hallo [Name],

ich bin vom [Beginn] bis [Ende] im Urlaub und voraussichtlich am [Rückkehrdatum] wieder da. Das Übergabedokument findest du hier: [Freigegebener Link / Ablageort].

Offene Aufgaben:
- [Aufgabe]: [Nächster Schritt] bis [Frist]; abgestimmte Vertretung: [Name].
- [Aufgabe]: [Nächster Schritt] bis [Frist]; abgestimmte Vertretung: [Name].
- [Aufgabe, die warten kann]: weiter ab [Datum / vereinbarte Bedingung].

[Vertretung] ist während meiner Abwesenheit die erste Ansprechperson, [Ersatzkontakt] übernimmt bei Bedarf. Bei dringenden Problemen wende dich an [Eskalationskontakt] über [Freigegebener Kontaktweg], wenn [Eskalationsbedingung]. Für [Offene Entscheidung] ist die Freigabe von [Berechtigte Person] erforderlich.

Bitte bestätige, dass du die verlinkten Dokumente öffnen kannst und die Vertretung abgestimmt ist.

Vielen Dank und viele Grüße
[Dein Name]

Vor dem Urlaub: die letzte Übergabeprüfung

• Alle offenen Aufgaben sind aufgeführt.
• Für jede Aufgabe ist der nächste Schritt festgehalten.
• Fristen und Prioritäten sind klar.
• Die Vertretungen haben ihre Zuständigkeiten bestätigt.
• Die Vertretung hat den Zugriff auf die Dokumente geprüft.
• Eskalationskontakt und Anlass sind festgehalten.
• Die Führungskraft kennt die noch offenen Entscheidungen.
• Die Übergabenachricht ist verschickt.